Isah Guru Jacco van Heuckelum

    afbleeding-avatar
    Lieke van Laarhoven | 01-02-2022 | 4 min

    Al meer dan 20 jaar is Jacco van Heuckelum de Isah specialist bij Beco Group. Zijn collega’s hebben hem dan ook niet voor niets opgegeven voor deze Isah Guru rubriek. En als deze collega’s aangeven dat er niemand is die zoveel weet van Isah als hij, dan zijn wij natuurlijk erg benieuwd naar dé Isah alleskenner Jacco.

    Wat is je rol binnen het bedrijf?

    “In 1996 ben ik bij Beco Group begonnen als tekenaar. In die rol was ik niet actief betrokken bij de keuze voor ons ERP pakket. Dit is Isah geworden, waar we in 2000 live mee zijn gegaan. Toen ik in 2001 o.a. verantwoordelijk werd voor de ICT veranderde dat. Acht jaar ben ik als ICT verantwoordelijke o.a. aanspreekpunt geweest voor Isah, zoals voor het maken van rapporten, scripts en presets. Die eerste jaren was ik zeker de Isah specialist bij Beco. Maar doordat Beco in de loop der jaren flink is gegroeid, werd de opsplitsing in drie hoofdafdelingen: Modificaties, Attachments en Transport steeds duidelijker. Op dit moment ben ik verantwoordelijk voor de afdeling Modificaties en binnen deze afdeling nog steeds de Isah vraagbaak. Eens per jaar doen we een Isah software update; deze begeleid en regel ik ook nog steeds.”

    Hoe lang werk je al met Isah?

    “In 2000 zijn we live gegaan met Isah. Ik werk dus al ongeveer 22 jaar met de software. Je ziet dat met de groei van ons bedrijf de behoeftes omtrent het pakket veranderen. Toen we net met Isah begonnen was voor ons het grootste voordeel dat er een koppeling met ons tekenpakket kon worden gemaakt en dat we de stuklijsten van de tekeningen één op één over konden zetten naar Isah. Dat was toen voor ons een hele grote stap vooruit.

    Nu maken we ongeveer 6500 productieorders per jaar en zijn de behoeftes natuurlijk veel breder. Zo zijn we jaren geleden van eens per jaar na-calculeren naar eens per maand gegaan, hebben we vier jaar geleden Shop Floor Control geïntroduceerd en gaan we binnenkort live met Isah Finance. Doel is dat we de voortgang van een order, bijna realtime, kunnen monitoren en zo nodig bijsturen."

    Wat voor Isah-gerelateerde vragen krijg je zoal?

    “Bij een foutmelding, als er iets niet lukt of collega’s niet weten hoe wat aan te passen, bellen ze me nog steeds. Ook degene die tegenwoordig alle scripts en rapporten maakt, belt nog regelmatig met vragen. Presents, scripts en rapporten maken we zelf, of het moet een heel specifiek script zijn wat Isah al heeft.”

    Hoe houd je zelf je Isah-kennis op peil?

    “Ik lees altijd de release notes bij nieuwe versies. Verder houd ik het Isah nieuws in de gaten voor nieuwe functionaliteiten en tips. De help functie in Isah kan ook de nodige vragen beantwoorden en op elke afdeling is één persoon de Isah vraagbaak.

    Ook zijn we, samen met Isah, bezig om een intern opleidingsprogramma bij Beco op te zetten. Per afdeling is er namelijk specifieke Isah kennis benodigd en we willen dit structureel goed georganiseerd hebben. Sowieso dienen alle nieuwe collega’s de e-learnings van Isah te volgen.”

    Van welke Isah-features ben je fan?

    “Het overzicht lopende verkooporders vind ik een hele handige feature. Deze functie geeft, eventueel per afdeling, een overzicht van openstaande orders, orders die nog geen orderbevestiging hebben of orders die de klant nog niet ondertekent heeft. Gezien de bedragen willen we dit goed afgedekt hebben.

    Ook van de Outlook add-in ben ik fan. Hiermee kun je heel eenvoudig mail correspondentie als document aan een order toevoegen zodat iedereen kan zien wat er per mail is afgesproken over die order. Daarnaast zijn de eigen tabbladen & velden heel nuttig. Je wilt namelijk soms meer informatie kwijt dan dat er standaard beschikbaar is in Isah. In het verleden gingen we dan een veld misbruiken wat ergens anders voor bedoeld was. Toen we de functionaliteiten in Isah willen uitbreiden, liepen we ertegenaan dat we dat ‘misbruikte’ veld nodig hadden. Met de functie eigen tabbladen & velden kunnen we zelf gewenste velden toevoegen. We proberen dat natuurlijk wel zo min mogelijk te doen, omdat we willen voorkomen dat het een wirwar wordt aan velden in Isah.

    Time Registration is ook een mooie applicatie voor met name onze tekenaars. Zij kunnen via deze applicatie hun uren op productieorder-nummer, ook achteraf, zelf invullen en leidinggevenden kunnen dit snel en eenvoudig controleren en aanpassen. Dit biedt tevens een makkelijke weergave van het aantal uur dat er aan een productieorder gewerkt is en of dit binnen budget is. Voor de rest van de organisatie is Time Registration ook een uitkomt. Eerst hadden we namelijk briefjes waarop iedereen zijn gewerkte uren schreef en een collega van de administratie had er een dagtaak aan om deze briefjes over te typen in Isah. Dat hoeft gelukkig niet meer sinds we met Time Registration werken. Ook is de foutgevoeligheid hierdoor is sterk verbeterd. Waar je voorheen zag dat er nog weleens fouten zaten in de uren of dat er op een verkeerd ordernummer geboekt werd, zie je nu automatisch het juiste aantal gewerkte uren per order."

    Tot slot, wat is jouw tip voor andere Isah-gebruikers?

    “Probeer het zo eenvoudig mogelijk te houden. Omdat we zelf veel kunnen aanpassen en aanmaken is dit voor ons ook echt een valkuil waar we alert op moeten zijn. Naar aanleiding van een update hebben we een hele grote opschoning gehouden. Isah bestond bij ons uit een wildgroei van allerlei presets, rapporten en zelf gebouwde functies. We hebben een tijdje gemonitord hoeveel van deze ‘wildgroei’ daadwerkelijk werd gebruikt en het bleek dat 90% niet of nauwelijks gebruikt werd.

    Om dit in de toekomst te voorkomen hebben we een Isah werkgroep opgezet met key-users vanuit alle afdelingen. Alle script, rapporten of wat er dan ook in Isah gemaakt moet worden, dient altijd met goedkeuring van deze werkgroep te gebeuren. Zo houden we de software zo overzichtelijk, functioneel en efficiënt mogelijk.”

    Aanmelden Isah Guru

     

    afbleeding-avatar
    Lieke van Laarhoven
    Klanten inspireren, enthousiasmeren en overtuigen, dat is waar Lieke haar marketinghart sneller van gaat kloppen. Ze houdt zich bezig met het creëren van relevante content, gericht aan de juiste doelgroep en op het juiste moment. Met strategisch onderbouwde en creatieve marketing verbindt zij klanten met Isah en Isah met haar klanten.
    Ontvang de laatste ISAH updates