ESTEPE vindt bij Isah dé oplossing voor paperless production

Toekomstbestendig en schaalbaar

Het vorige ERP-systeem van ESTEPE liep op zijn einde, John: “Wanneer je huidige ERP-systeem je bedrijfsprocessen onvoldoende ondersteunt, is dit een risico. Vandaar dat we tijdig onze processen tegen het licht hebben gehouden om te analyseren hoe we werkten en om te bepalen hoe we graag zouden willen en moeten werken. Een jaar voordat we de keuze maakten om met Isah aan de slag te gaan, zijn we begonnen met het in kaart brengen van alle processen binnen ESTEPE. Het nieuwe ERP-systeem moest deze processen zoveel mogelijk standaard ondersteunen om toekomstbestendig en schaalbaar te zijn en te blijven.” “Het systeem moet ons dwingen om op één bepaalde manier te werken”, vult Dort-Jan aan. “Wij willen echt een eenduidige manier van werken en dat de kennis en parameters goed vastliggen in het systeem.”

Paperless production met Shop Floor Control

Dort-Jan: “Naast dat ons vorige ERP-pakket onze processen onvoldoende ondersteunde, waren er nog drie belangrijke redenen om op zoek te gaan naar een nieuw ERP-pakket. Zo wilden we een interactieve data-uitwisseling tussen onze CAD- en PDM-applicatie en het ERP-systeem. Op deze manier worden altijd en automatisch de juiste tekeningen en stuklijsten binnen de organisatie gedeeld.” Ook een visueel ondersteunende productieplanningsmodule en de wens voor het digitaal beschikbaar stellen van tijdregistratie, bewerkingstappen, instructies en checklists aan monteurs waren voor ESTEPE belangrijke uitgangspunten in de ERP-selectie.

“In de selectieprocedure viel Isah direct op doordat de wens voor een paperless production geheel kon worden vervuld door het gebruik van standaard Shop Floor Control”, vertelt Dort-Jan enthousiast. “Isah voldeed aan al onze eisen en sloot goed aan bij de processen zoals wij deze voor ogen hadden. Ik vond het prettig dat er meegedacht werd en dat er door Isah goede suggesties werden gedaan om het proces toch net even anders in te richten. We waren ook erg te spreken over de presentaties die gedetailleerd lieten zien hoe Isah ESTEPE zou kunnen ondersteunen. De Proof-of-Concept was toegespitst op ons bedrijf en onze producten. Daarin was Isah zeker onderscheidend.”

De oplossing voor een interactieve data-uitwisseling tussen de CAD- en PDM-applicatie en het ERP-systeem vond ESTEPE bij PLMXpert. Als Isah Product Partner bieden zij een integratie met PRO.FILE (een PDM-/DMS-oplossing) en Isah. De integratie van PRO.FILE en Isah waarborgt dat alle belangrijke gegevens omtrent projecten, product data, samenstellingen, BOM lijsten, CAD modellen en technische tekeningen direct op te vragen zijn in het ERP-systeem van Isah.

In time en binnen budget live

In maart 2021 zijn Dort-Jan en John gestart met het samenstellen van een Isah-projectteam. “We hadden voor onszelf het doel gesteld om op 1 januari live te gaan met Isah. De winkel blijft natuurlijk open dus het is best lastig om het momentum goed vast te houden bij alle betrokkenen. Daarom hebben we ook duidelijk aan het team gevraagd of ze zich aan de tijdsinspanning wilde committeren. Zo zaten we bijvoorbeeld iedere dinsdagsavond met het team bij elkaar om puur te focussen op Isah. Door met sprintplanningen te werken, hieraan vast te houden en direct te testen bij oplevering, is het ons gelukt om binnen budget op 1 januari live te kunnen. En natuurlijk waren er na live-gang echt nog wel zaken waar we over na moesten denken of processen waar we over twijfelden. Maar zolang dit niet leidde tot problemen of stilstand, konden we met een gerust hart verder.”

Efficiëntie met mobiele devices

Bij ESTEPE is Isah Shop Floor Control en Time Registration geïmplementeerd op mobiele devices. John: “Iedere monteur heeft een eigen tablet met houder en magneet. Dus wanneer er bijvoorbeeld aan een chassis wordt gewerkt, kan het device heel makkelijk op het chassis vast worden gekleefd. Hierdoor hebben monteurs de werkinstructies en tekeningen altijd digitaal bij de hand en kunnen hun device zetten waar ze willen. Daarnaast hebben we verrijdbare karren met daarop grote touchscreens waar de tablets op aan kunnen worden gesloten voor een groter beeld. Doordat bewerkingen op de persoonlijke tablets worden gestart en beëindigd in Shop Floor Control, hebben we een meer gedetailleerde urenverantwoording zonder dat het meer tijd kost.” “Ik vond het wel spannend of deze nieuwe manier van werken geaccepteerd zou worden,” aldus John. “Waar voorheen de monteurs gewend waren aan papieren werkorders en mappen met instructies, gebruiken ze nu hun eigen device. Het was fijn om te zien hoe snel iedereen gewend was aan het paperless werken en ook daadwerkelijk de voordelen ervan ervaarden.”

Een kwaliteitsslag in het hele proces

ESTEPE is nu ruim 4 maanden live met de ERP-software van Isah. Wanneer ik Dort-Jan en John vraag naar de resultaten van het werken met Isah, vertellen ze: “We zien nu al wel een efficiëntie- en een kwaliteitsslag in het hele proces. Er worden nu bijvoorbeeld automatisch inkoopvoorstellen en stuklijsten aangemaakt in Isah. Dit geeft onze afdeling proces engineering (order-voorbereiding) meer tijd om bezig te zijn met procesverbeteringen, kwaliteitsslagen, kostprijsverbeteringen en veiligheid. Ook zien we dat de informatievoorziening naar de productie al echt verbeterd is doordat altijd de meest recente en juiste documentatie beschikbaar is.”

Toekomstvisie

John: “Nu de basis staat, de processen zijn ingericht, de medewerkers ingewerkt zijn en er data in het systeem komt, is de vervolgstap om iets met die data te gaan doen. In kwartaal 2 willen we goed kijken welke KPI’s en rapportages we willen en kunnen maken. Natuurlijk zijn dat harde KPI’s zoals orderintake, leverbetrouwbaarheid en materiaalbeschikbaarheid. Maar daarnaast doen we veel met softe KPI’s. Dat gaat met name over de overdracht van informatie tussen de verschillende afdelingen.” “Zorgen dat we op deze manier blijven werken en rapportages gaan inrichten, is nu van belang,” vult Dort-Jan aan. “Zo kunnen we de processen goed analyseren en binnen het gehele bedrijf verder optimaliseren.”

In de toekomst zien beide heren ESTEPE nog verder digitaliseren. “We willen de Integratie met CAD- en PDM-pakket uitbouwen zodat de producten nog meer modulair kunnen worden ontworpen. Ook hebben we de wens om de instructies richting productie meer 3D en interactief te maken. De kwaliteitschecks willen we uitbreiden door de apparaten te koppelen aan Isah zodat de waardes automatisch in Isah geregistreerd worden. We willen elke order straks digitaal en realtime kunnen evalueren en al deze data beschikbaar hebben voor analyses om zo onze bedrijfsprocessen te kunnen blijven verbeteren. En Isah kan ons daar perfect bij helpen."