Isah Guru Jesper Albers aan het woord

    afbleeding-avatar
    Debbie Veeke | 01-02-2021 | 5 min

    Al snel na lancering van de rubriek ‘Isah Guru’ werd Jesper Albers, Systems- & Applicationmanager bij Roelofsen, genoemd als een van de kandidaten die absoluut niet mocht ontbreken in het rijtje. Een interview met hem was al snel gepland!

    Vertel eens wat meer over Roelofsen en jouw rol binnen het bedrijf

    “Wij maken hoofdzakelijk transportoplossingen voor het vervoer van paarden,” aldus Jesper. “Onze klanten zijn bekende en iets minder bekende spring- en dressuur ruiters die over de hele wereld wedstrijden rijden. Wanneer zo’n wedstrijd plaatsvindt, verblijven ruiters vaak enkele weken of soms maanden op het wedstrijdterrein. Dat betekent dat onze oplossingen niet alleen gericht zijn op het transport van de paarden, maar ook op het woon- en leefgedeelte van de ruiters. Verder hebben we ook een service afdeling die naast het schoonhouden van onze paardenvrachtwagens het onderhoud en de reparaties verzorgd. Dat alles doen we met een club van ongeveer 80 mensen, waarvan 20 á 25 op kantoor. En ik mag voor die groep het systeem- en applicatiebeheer verzorgen.”

    Hoe lang werk je al met Isah?

    “Zelf werk ik sinds 2000 bij Roelofsen, maar in eerste instantie in een andere rol. In 2007 is er toen een ERP selectie geweest en vanaf het moment dat de implementatie van Isah startte, zo begin 2008, ben ik ook verantwoordelijk geworden voor automatisering en applicatiebeheer. Ik ben dus van begin af aan bij Isah betrokken.”

    Hoe ben je Isah Guru geworden?

    “Voor alles wat met automatisering te maken heeft binnen ons bedrijf, komt men eigenlijk naar mij toe. Er is al vrij snel een bepaalde interesse vanuit mijn kant ontstaan om alles uit Isah te kunnen halen. Ik wil namelijk niet dat er op bepaalde afdelingen met losse, aanvullende programma’s gewerkt wordt of dat Outlook voor zaken wordt ingezet. Van alle oplossingen die er voor een vraagstuk zijn, probeer ik altijd om zaken om te zetten naar Isah. In de loop der jaren zijn we Isah dus steeds meer gaan gebruiken in onze bedrijfsvoering. Ik ben er ook altijd actief mee bezig om zo veel mogelijk collega’s bij Isah te betrekken.”

    Wat voor Isah gerelateerde vragen krijg je zoal?

    “Disah-erp-software-maakindustrie-roelofsen-jesper-albersat is van het laagste niveau, bijvoorbeeld een verkoper die een
    foutmelding krijgt bij het opmaken van een offerte of een vraag als ‘hoe zat het ook al weer met de btw code, wat moet ik hier invullen’, tot en met meer complexe vraagstukken. Wanneer het ingewikkelder is, dan probeer ik eerst het daadwerkelijke vraagstuk te achterhalen en bekijk ik vervolgens zelf wat Isah standaard al heeft op dat vlak. Er zit zo veel meer standaard in Isah dan veel mensen in eerste instantie vermoeden! Samen met betrokkenen maak ik dan een plan voor wat er qua inrichting moet gebeuren.

    Laatst zijn we bijvoorbeeld druk bezig geweest met Isah Finance. Ik krijg dan vragen van gebruikers die vanuit het vorige pakket dezelfde functionaliteit zoeken. Dat kan natuurlijk nooit 1-op-1 op dezelfde manier. Samen bekijken we dan hoe we rapportages op kunnen stellen, zodat we ook uit Isah de gewenste informatie kunnen presenteren.

    Verder komen er ook regelmatig vragen voorbij om kleine aanpassingen aan presets te doen. Men wil bijvoorbeeld een lijst met actueel lopende orders hebben. Of men wil weten hoe vol de planning zit versus hoe vol we willen zitten, zonder allerlei voorcalculaties te hoeven doen. Met een half uurtje sleutelen heb ik dan een gant diagram voor ze gemaakt, waar ze wat mee kunnen.”

    Hoe houd je zelf je Isah-kennis op peil?

    “Op moment dat er vragen komen van gebruikers, ga ik altijd eerst zelf dingen uitproberen. Als ik in Isah iets tegenkom wat ik nog niet ken, dan open ik een testadministratie en kijk ik wat het doet. Ik denk dat ik aardig op de hoogte ben van alle functies die in het systeem zitten. Als er nieuwe updates zijn, dan ga ik een dagje de release notes uitpluizen; daar staat namelijk heel uitgebreid uitgelegd wat er allemaal gewijzigd is. Mochten er dan toch nog vragen of onduidelijkheden zijn, dan heeft Isah gelukkig een super fijne Product Support afdeling die erg benaderbaar is met fijne, goede mensen. Ik heb daar altijd snel mijn antwoorden gevonden, dat heeft Isah echt goed geregeld!

    Kennisoverdracht naar andere medewerkers heeft bij Roelofsen een tijdje op een lager pitje gestaan, maar ik merkte op een gegeven moment dat gebruikers steeds met dezelfde vragen kwamen. Isah heeft natuurlijk hartstikke goede gratis cursussen, waar wij nieuwe medewerkers altijd naartoe sturen. Maar daar leer je vooral hoe Isah werkt. Niet welke afspraken er bij jouw specifieke bedrijf intern zijn over hoe je zaken registreert; dat is immers bij elk bedrijf anders. Als aanvulling op de gratis Isah cursussen hebben wij daarom sinds een half jaar periodieke bijeenkomsten per gebruikersgroep. We zitten dan een uurtje bij elkaar en bespreken dingen die mensen tegenkomen of zien gebeuren in het systeem. Omdat je bij elkaar zit, is de drempel lager om dingen te delen.

    Een voorbeeld: één collega geeft een voorzet dat het hem opvalt dat hij bij het invoeren van een offerte langs verschillende tabbladen moet om zaken vast te leggen. Hij loopt er tegenaan dat hij niet altijd weet welke velden verplicht zijn en welke velden niet persé nodig zijn om in te vullen. Als blijkt dat andere collega’s dit herkennen, besluiten we een eigen tabblad voor dit proces in te richten met daarop alleen alle velden die verplicht zijn. Een simpele toevoeging, die meer gebruikersgemak oplevert en daardoor zorgt voor veel enthousiasme. Gebruikers bedenken dit soort dingen vaak niet zelf, maar vragen er ook niet zomaar om. Wat dat betreft zijn die periodieke bijeenkomsten erg waardevol! Voor verkopers plan ik eens in de drie maanden een bijeenkomst. Voor werkvoorbereiders en collega’s van calculatie doe ik dat eens per maand. Die zijn veel intensiever met het systeem bezig en hebben dus ook vaker de behoefte om over dingen te sparren.

    Ondertussen heb ik veel wensen en behoefte bij de gebruikers opgehaald en ben ik met Komexo in gesprek om dit te groeperen en de overlap hierin te zoeken. Het is fijn dat zij mee kunnen helpen om de prioriteiten en het laaghangend fruit te bepalen.”

    Van welke Isah-feature ben je fan?

    “Van alles!” roept Jesper enthousiast. En eigenlijk is dat het enige juiste antwoord voor Roelofsen. “Wij gebruiken écht heel veel van Isah en we merken dat die behoefte er ook steeds meer is bij alle collega’s. De mindset is dat we dingen niet in Excel of andere programma’s willen doen, maar het liefst in Isah. Daardoor kunnen we allemaal bij dezelfde informatie. Dat werkt gewoon heel fijn.”

    Tot slot, wat is jouw tip voor andere Isah-gebruikers?

    “Waar ik erg over te spreken ben, is het feit dat Isah voor elke gebruiker een unieke oplossing heeft. Finance voor de financiële afdeling, de verkopers werken met de CRM app en de service monteurs werken vanuit Mobile Field Service. Alle componenten komen samen in Isah, waardoor iedereen zijn werk kan doen met een applicatie die voor hem of haar alle relevante info laat zien. En voor mij als applicatiebeheerder is het fijn dat ik maar één database hoef te beheren. Dat werkt over het algemeen storingsvrij!

    Wat betreft Isah Finance zou ik nog willen aanvullen dat wij echt blij zijn met deze oplossing. Bij ons vorige pakket zaten we altijd met het feit dat we data moesten exporteren en importeren. Dat is zonde, want het geeft je geen realtime inzicht. Nu kan onze controller realtime naar alle cijfers kijken en zelfs doorklikken en doorzoomen op de achterliggende details. Dat is voor ons erg waardevol!”

    Een tip waar wij ons uiteraard geheel bij aansluiten! De Isah Guru-pet is ondertussen onderweg naar Jesper. Wil jij ook zo’n pet verdienen? En vind je het leuk om jouw tips en ervaring als Isah Guru te delen? Meld je dan aan als volgende Isah Guru!

    Nieuwe call-to-action

    afbleeding-avatar
    Debbie Veeke
    Van tevreden medewerkers naar tevreden klanten. Dat is waar Debbie zich als Marketeer voor inzet. Daarom interviewt zij regelmatig bedrijven over hun ervaring met Isah en gaat ze met collega's in gesprek over hun werkzaamheden bij het bedrijf. Zo verbindt ze binnen met buiten en vice versa.
    Ontvang de laatste ISAH updates