Coppens Groep over de keuze voor Isah: dankzij haar eigen Finance-oplossing hadden ze direct een streepje voor!

    afbleeding-avatar
    Debbie Veeke | 27-11-2018 | 5 min

    Op 1 oktober jl. is Coppens Groep live gegaan met de ERP Software van Isah. Kort daarna gingen we met hen in gesprek over de keuze voor Isah en de ontwikkelingen van hun bedrijf die daaraan ten grondslag lagen. Directeur en eigenaar Bas Coppens deelt met veel enthousiasme hun verhaal.

    Familiebedrijf

    CPG_isah-erp-software-live-bas-coppens-groepCoppens Groep is een familiebedrijf met een mooie historie. 40 jaar geleden richtte de vader van Bas  het bedrijf op. Zijn opa was boer en had nieuwe stalinrichting nodig. Bas vertelt: “Mijn vader, Jan Coppens, was destijds werkzaam bij Philips en ging in de avonduren aan de slag met de stalinrichting voor mijn opa. Toen dit project af was, wilde ook de buurman van mijn opa eenzelfde stalinrichting… en van het een kwam het ander. Het werk trok aan en mijn vader richtte Coppens Constructie en Stalinrichting op. De werkzaamheden bestonden toen vooral uit het produceren en leveren van varkens- en rundveestalinrichting."

    "In de loop der jaren is het bedrijf flink gegroeid,"
    legt Bas uit. "In 1984 werden we dealer voor DeLaval. Daarmee ontstond een tweede tak van sport binnen Coppens Groep, namelijk service en toelevering voor de melkveehouderij. Een derde tak werd opgericht toen bleek dat er vanuit de industrie veel vraag was naar specialistisch buismateriaal. Door de technieken (snijden, buigen, zagen en lassen) te combineren die wij ook inzetten voor onze andere werkmaatschappijen, zijn we in staat om kwalitatief hoogwaardig buismateriaal te leveren tegen een gunstige kostprijs."

    Grip op processen

    Zo’n acht jaar geleden heeft Bas Coppens de zaak van zijn vader overgenomen. Omdat het bedrijf in de loop der jaren dusdanig was gegroeid, startte Bas begin 2017 een intern verbetertraject om ook in de toekomst succesvol te kunnen blijven. “Coppens Groep kent een grote loyaliteit,” aldus Bas. “Zowel naar onze leveranciers als naar onze werknemers. Veel collega’s werken hier bijvoorbeeld al 30 of 35 jaar. Dat is heel mooi, maar het betekent ook dat er de komende jaren een aantal mensen hun pensioengerechtigde leeftijd gaan bereiken. Wij realiseerden ons dat Coppens een organisatie is waar de kennis vooral in de hoofden van mensen zit en in minder mate geborgd was in processen. Om toekomstbestendig te blijven en de continue groei te kunnen waarborgen, moesten we daarom meer grip krijgen op onze processen.”

    Verbetertraject om efficiënter te gaan werken

    Onderdeel van het verbetertraject van Coppens was in eerste instantie het in kaart brengen van huidige processen. Daarnaast werd vooral ook nagedacht over hoe processen idealiter georganiseerd moesten worden. Men nam een adviseur in de arm en één van de belangrijke vervolgstappen was het selecteren van een nieuw ERP-pakket. “We hebben dit traject bewust grondig aangepakt. We wilden een nieuw softwarepakket namelijk niet inrichten op basis van onze oude processen. Doel was immers om efficiënter te gaan werken. We hebben daarom eerst nagedacht over de toekomst."

    "Een van de uitgangspunten was bijvoorbeeld dat we multicompany konden gaan werken. We willen immers koploper blijven in onze branches en onze klanten zo optimaal mogelijk bedienen. Tegelijk met de livegang van Isah hebben we daarom onze verschillende werkmaatschappijen gesplitst. Coppens Groep bestaat nu uit 3 verkoopbedrijven (Coppens Stal-techniek, Coppens Agri-techniek en Coppens Metaal-techniek) én 1 intern productiebedrijf (Coppens Productie-techniek). Vanuit de drie verkoopbedrijven kunnen we nu extern inkopen of we kunnen dat intern doen bij ons productiebedrijf. De nieuwe multicompany-structuur zorgt er nu al voor dat er veel meer inzicht is in waar kosten en opbrengsten vandaan komen.”

    isah-erp-software-referentie-coppens-groep-finance_Logo

    Een geïntegreerde financiële oplossing

    Een andere wens van Coppens Groep ten aanzien van de nieuwe ERP-oplossing was een geïntegreerd financieel pakket. “Daar had Isah met haar finance-oplossing direct een streepje voor ten opzichte van andere partijen.” En Coppens wilde geen (of minimaal) maatwerk. “In het verleden hebben we maatwerk gehad, maar uit ervaring weet ik dat dit alleen maar tot problemen leidt. Het is namelijk moeilijk te updaten waardoor het risico bestaat dat je veel te lang met verouderde versies blijft werken. Dat willen we niet meer. En aangezien we toch al van plan waren om onze werkwijzen om te gooien, konden we net zo goed voor een standaard softwareoplossing kiezen.”

    Transparant & innovatief

    “Een van de zaken die tijdens het selectietraject positief opviel aan Isah was het feit dat ze op alle vlakken transparantie bood,” vertelt Bas. “Zowel ten aanzien van de toekomstige ontwikkelagenda als op het gebied van klanten. Op de website van Isah staan allerlei klanten met naam en toenaam genoemd. We mochten zelf een aantal van deze partijen aandragen, waar we graag eens mee in gesprek zouden gaan. We hebben hierdoor diverse tevreden Isah-gebruikers kunnen spreken. Dat was heel waardevol. Andere softwarepartijen waren hier veel terughoudender in, terwijl Isah ons op dit vlak juist direct een gevoel van vertrouwen gaf.”

    Daarnaast had Bas ook qua mentaliteit ook een goed gevoel bij Isah. “Ze kwamen hun afspraken na, dus we wisten precies wanneer we bepaalde zaken in het offertestadium zouden ontvangen. En ook de demo’s waren altijd tot in de puntjes voorbereid en inhoudelijk sterk. Op innovatief vlak hadden we bovendien het idee dat we bij Isah goed zitten; kijk maar naar de Mobile Field Service oplossing die Isah de laatste jaren ontwikkeld heeft.”

    Gedegen implementatieaanpak

    Het implementatieplan van Isah was, in de ogen van Bas, redelijk uitgebreid opgezet. “Naast de vaste consultants van Isah (zowel functioneel als financieel) en Isah’s projectleider Bert, hadden wij zelf een groep met key-users geformeerd. We wisten dat een aantal belangrijke mensen in onze organisatie behoorlijk wat tijd kwijt zouden zijn met de implementatie. Daarom hebben we een aantal collega’s aangetrokken om de dagelijkse gang van zaken verder te ondersteunen. Vooraf had ik het idee dat de manier waarop Isah met tussentijdse oplevermomenten omging, nogal zwaar was. In de praktijk merkten we echter dat dit super prettig was; elke milestone werd namelijk door een commissie van key-users getoetst en de hiaten die we ontdekten werden direct aangepakt. De begeleiding van Isah hierin heeft onze verwachtingen absoluut overtroffen.”

    De gedegen implementatieaanpak zorgde er voor dat Coppens 1 oktober jl. met een big bang live kon. Naast het logistieke deel en de multicompany inrichting heeft Coppens in deze eerste fase ook Isah Finance en Mobile Field Service geïmplementeerd. “Voor ons waren deze onderdelen een must, omdat onze verschillende werkmaatschappijen hiermee goed ondersteund worden. Uiteraard hebben we voor de toekomst nog een aantal vervolgstappen geformuleerd, waaronder de implementatie van Shop Floor Control en diverse koppelingen met externe partijen.”

    Eerste voordelen zijn direct merkbaar

    De eerste dagen na de livegang verliepen bij Coppens heel soepel. “We zijn in één weekend overgegaan en hebben de dagen ervoor alle openstaande orders zo veel mogelijk afgerond, gefactureerd en geleverd, zodat er zo min mogelijk onderhandenwerk was. Nieuwe orders zijn direct in Isah geplaatst en op 1 oktober kon onze productie dus direct verder met de orders die in het nieuwe systeem stonden. Onze werkvoorbereiding heeft wel een paar weken nodig gehad om weer volledig op stoom te komen. Dat gaat nu al een stuk beter. Je hebt natuurlijk te maken met een stukje artikelbeheer waar je opnieuw historie voor moet gaan opbouwen. De eerste keren dat er aanvragen komen voor bepaalde producten, kosten dingen dus wat meer tijd dan voorheen. Maar we merken nu al bij de eerste repeat-orders dat het administratieve proces (inkooporder, afleverbon, factuur) een stuk efficiënter gaat!”

    “Collega’s die al jaren gewend waren met ons oude (op DOS gebaseerde) systeem te werken, moesten even wennen aan Isah. Maar de collega’s die wat meer ervaring met Windows hebben, konden hier vlot mee uit de voeten. Sowieso is de inzichtelijkheid in zaken een stuk verbeterd, omdat alles in Isah aan elkaar gelinkt is. Je kunt nu dus makkelijk doorklikken op zaken om meer informatie te achterhalen. Ook de financiële cijfers zijn nu veel beter inzichtelijk. We kunnen op elk moment van de dag de hoeveelheid onderhandenwerk zien, de marges inzien of de capaciteitsplanning bekijken. Dat is een grote vooruitgang ten opzichte van onze oude situatie.”

    Alles bij elkaar is Bas erg enthousiast over de keuze voor Isah en de recente livegang. Uiteraard heeft hij op automatiseringsvlak nog wensen. Zo ziet hij voor de toekomst met name kansen op het vlak van Smart Industry. “Slimme machines die bijvoorbeeld automatisch de cyclustijden en materiaalverbruik in Isah registreren. En ook de gegevensuitwisseling met klanten en leveranciers kan nog een stuk efficiënter.” Daar liggen mooie uitdaging voor Coppens Groep, die ze graag samen met Isah aangaan!

    Isah Finance

     

    afbleeding-avatar
    Debbie Veeke
    Van tevreden medewerkers naar tevreden klanten. Dat is waar Debbie zich als Marketeer voor inzet. Daarom interviewt zij regelmatig bedrijven over hun ervaring met Isah en gaat ze met collega's in gesprek over hun werkzaamheden bij het bedrijf. Zo verbindt ze binnen met buiten en vice versa.
    Ontvang de laatste ISAH updates