Coppens over communicatie via SCSN: “je kúnt simpelweg niet achterblijven in deze digitaliseringsslag”

    afbleeding-avatar
    Debbie Veeke | 07-04-2022 | 6 min

    Recent is Coppens Groep als eerste Isah-klant live gegaan met communicatie via het SCSN netwerk. De toeleverancier van lasergesneden en gebogen buizen en tevens producent van een eigen lijn aan stalinrichting koopt haar orders sinds kort digitaal in bij metaalgroothandel MCB. Inkooporders worden automatisch verwerkt, waardoor er efficiënter kan worden samengewerkt. We spraken directeur Bas Coppens over de keuze voor SCSN en zijn visie op digitale communicatie in de keten. Maureen Schonbrodt, Digital Sales Specialist van MCB, bevestigt het verhaal van Bas over de meerwaarde van SCSN voor de maakindustrie.

    Digitalisering neemt een vlucht

    “Wij zijn een relatief jonge Isah-gebruiker,” trapt Bas Coppens af. Toen wij in 2017 de keuze voor Isah maakten, realiseerden we ons al goed dat Industry 4.0 / Smart Industry en de hele digitaliseringsslag die daarmee gepaard gaat een steeds grotere vlucht neemt. De eerste twee jaar na livegang met Isah hebben wij daarom gefocust op het gefaseerd op orde brengen van al onze interne processen. Zo hebben we nadat onze basisprocessen op orde waren bijvoorbeeld Mobile Field Service geïmplementeerd, zijn we met Shop Floor Control aan de slag gegaan en hebben we Isah PowerBI ingezet voor de visualisatie van KPI’s als stuurmiddel voor onze organisatie. De volgende stap was om te kijken naar de processen die verder reiken dan ons bedrijf; ofwel het digitaal communiceren met onze relaties.”

    De standaard als uitgangspunt

    Toen Coppens Groep met ketenintegratie aan de slag wilde, werd er eerst in EDI verdiept. Maar al snel kwam men er achter dat deze methode van communiceren niet zou werken voor Coppens. “Wij werken met veel verschillende klanten en leveranciers samen. Zowel kleine als grote partijen. En al die partijen werken weer met verschillende ERP-pakketten. Voor de grote partijen zou een EDI-koppeling wellicht nog een optie zijn; zij het niet dat er dan élke keer veel afstemming nodig zou zijn om een dergelijke koppelingen met één partij op te zetten. Voor kleinere partijen zou het simpelweg te kostbaar zijn om een maatwerkkoppeling op te zetten. Omdat daar vaak sprake is van lagere volumes, wegen die kosten niet op tegen de opbrengsten.

    Aangezien we graag een standaardoplossing als uitgangspunt wilden nemen, omdat dit makkelijker schaalbaar is en dus voor ál onze relaties in de toekomst ingezet kan worden, kwamen we al snel uit bij SCSN. Omdat Isah naast ERP-leverancier ook SCSN Service Provider is, zagen we meerwaarde om dit traject met hen op te pakken. Zo hebben we één aanspreekpunt voor alles en worden zaken die via SCSN binnenkomen qua workflow op een logische manier verwerkt in het ERP-systeem."

    Nadat de keuze voor SCSN gemaakt was, ging Coppens nadenken met welke partij ze de eerste berichten wilden uitwisselen. “De vraag die we onszelf stelden, was: klantkant of leverancierskant? Natuurlijk zit voor ons de meeste meerwaarde aan de klantkant, omdat we daar de meeste tijdwinst kunnen realiseren als communicatiestappen verder geautomatiseerd worden. Echter is het proces van communiceren ook een stuk complexer aan de klantkant, aangezien je te maken hebt met afstemming over levertijden, revisiewijzigingen, prijsafspraken, etc. Onze voorkeur was daarom om eerst met de leverancierskant aan de slag te gaan, vanwege het meer gestandaardiseerde proces. Een tip die ook onderschreven werd door Isah Consultant Stefan.”

    Verbinding met MCB binnen no-time tot stand

    Bas: “In het SCSN Adressbook zagen we dat onze leverancier MCB al aangesloten was op SCSN. Met hen doen we veel zaken, we hadden al vaste prijs- en leverafspraken en de data omtrent de artikelen die we bij hen inkopen was redelijk op orde in ons systeem, dus dat leek ons een mooi vertrekpunt. Het belangrijkste wat afgestemd moest worden, waren de eenheden waarin we zaken inkopen. Praten we nu over stuks, kilo’s of meters? Het bleek dat MCB en Coppens niet altijd dezelfde eenheden aanhielden, dus daar hebben we onze beider systemen op gecheckt. Waar mogelijk hebben wij gekozen om de eenheden van MCB aan te houden en waar dat niet logisch was voor ons, is er aan de kant van MCB een conversietabel ingericht. In feite was dat het enige stukje huiswerk dat we hadden en daarna was de verbinding binnen no-time tot stand. Na wat testberichten hebben we een Teams-meeting opgezet om te kijken of er nog aanpassingen gedaan moesten worden en daarna zijn we vrij snel live gegaan.”

    De optelsom van SCSN-connecties gaat ons veel brengen

    Wanneer ik Bas vraag naar de voordelen van digitaal inkopen bij MCB, vertelt hij: “Wij plaatsen bijna dagelijks orders bij MCB. Afspraak is dat wanneer we dit voor 12:00 uur doen, we de volgende dag geleverd krijgen. Vroeger moesten we dan uiterlijk kwart voor 12 een PDF mailen zodat deze nog verwerkt kon worden. Nu kunnen we bij wijze van spreken nog 1 minuut voor 12 een order inschieten. Voor MCB is deze manier van werken natuurlijk het meest plezierig, want voor hen scheelt het handmatig werk. Voor Coppens zijn de voordelen van deze ene SCSN-verbinding nog wat kleiner, maar zo bekijk ik het niet. Wij denken meer vanuit het totaalconcept wat SCSN ons kan brengen. Deze samenwerking met MCB is pas stap één. Straks gaan we ook de orderbevestigingen digitaliseren en daarna de facturen. Dan krijgen we al meer tijdwinst aan onze zijde. En zodra we de hele workflow met MCB geautomatiseerd hebben, gaan we door naar de volgende leverancier.

    De plannen om e.e.a. op te zetten met een leverancier van bevestigingsmaterialen zijn er al. Ik verwacht dat wij over een jaar met enkele tientallen leveranciers via SCSN communiceren en daarnaast hebben we de ambitie om binnen een jaar ook met 4 of 5 klanten digitaal te communiceren. De optelsom van al die SCSN-connecties gaat ons enorm veel brengen in termen van tijdwinst, efficiency, verwerkingstijd en het minimaliseren van foutkansen. Daarnaast is het vanuit de business gedacht ook gewoon slim om minder afhankelijk te zijn van de informatie die in hoofden van mensen zit. Afspraken die wij met klanten of leveranciers hebben, moeten dus vastgelegd worden in bijvoorbeeld prijsstaffels. Het is belangrijk om de data goed zuiver te hebben in je systeem en geen velden te misbruiken voor aanvullende informatie. Alleen als je systeem qua data goed op orde is, kun je zaken automatiseren.

    Als ik vanuit de medewerkers redeneer, gaat SCSN er bovendien voor zorgen dat het werk alleen maar leuker en uitdagender wordt. Men heeft namelijk veel meer tijd en ruimte om met de klant zelf bezig te zijn, dan met het administratieve proces er omheen.”

    Aansluiten in 10 minuten

    Terugkijkend op de aansluiting met SCSN is Bas erg te spreken over de eenvoud er van. “De eerste keer is het natuurlijk iets meer uitzoeken en checken nog, maar de verbinding tot stand brengen was in feite niets meer dan een aantal instellingen over en weer juist zetten. Ik weet zeker dat we hier de volgende keer maar 10 minuten mee bezig zijn! Ik moet er wel bij vermelden dat Stefan, de consultant van Isah, ons enorm goed begeleid heeft in het hele traject. Die kende de SCSN-standaard van alle velden uit z’n hoofd en hij gaf echt meerwaarde met zijn advisering.”

    Tot slot wil Bas maakbedrijven oproepen om ook te starten met SCSN. “De investeringsdrempel is dusdanig laag dat ik zou zeggen: doe er gewoon eens ervaring mee op en breid het daarna verder uit. Ik zie SCSN echt als dé stap naar de toekomst. Het is makkelijk schaalbaar waardoor je eenvoudig met al je klanten en leveranciers via SCSN kunt communiceren. De meerwaarde zit in het feit dat je dezelfde taal spreekt. Met hoe meer partijen je via SCSN communiceert, hoe groter de efficiencyvoordelen. In onze ogen kún je simpelweg niet achterblijven in deze digitaliseringsslag. Als je nu die boot mist, kun je dat niet inhalen. En dat kunnen we ons als maakindustrie niet veroorloven."

     

    MCB: aansluiten op SCSN is peanuts!

    Als metaalgroothandel levert MCB al 80 jaar staal, RVS, aluminium en non-ferro producten. Het bedrijf onderscheidt zich door haar dienstverlening, is al jarenlang bezig met ketenintegratie en zet zich actief in om het inkoopproces van haar klanten te digitaliseren. Maureen Schonbrodt startte 7 jaar geleden binnen MCB met het ‘project EDI’. Gezien de grootte van de vraag op dit vlak, werd dit project vervolgens haar fulltime functie. “MCB heeft in de afgelopen jaren met ruim 150 klanten een traditionele EDI-koppeling gerealiseerd en is dus al een tijdje gewend om digitaal inkooporders te ontvangen,” vertelt Maureen. “Toch zagen we dat er niet bij al onze klanten animo voor was voor EDI, omdat een maatwerk EDI-koppeling nou eenmaal onderhevig is aan onderhoud en slechts 1-op-1 gebruikt kan worden. Dit betekende dat steeds wanneer er iets veranderde aan onze zijde of aan de klantzijde, we naar de koppeling moesten kijken en zaken moesten aanpassen. Wat we van veel maakbedrijven hoorden, was dat ze de inkoopprocessen bij alle leveranciers graag op dezelfde manier wilden regelen. Dát is de reden dat we sinds de introductie van SCSN actief sturen op dat model. Het voordeel is namelijk dat dit een standaardoplossing is, waardoor er alleen een eenmalige investering nodig is in tijd en geld en de aansluiting is makkelijk uit te breiden naar andere leveranciers met wie onze klanten samenwerken.

    We merken dat SCSN goed ontvangen wordt bij onze klanten. Al ruim 40 maakbedrijven kopen inmiddels via SCSN bij ons in en ik verwacht dat dit aantal de komende periode absoluut een vlucht zal nemen!” Maureen roept alle maakbedrijven op om zich te verdiepen in SCSN en hiermee aan de slag te gaan: “Als je ziet wat voor prachtige complexe producten maakbedrijven soms produceren, dan is in vergelijking daarmee het automatiseren van een inkoopproces via SCSN echt ‘peanuts’! Binnen een mum van tijd ben je live. De voordelen in termen van snelheid van orderverwerking en foutloosheid in dit proces zijn enorm. En als je ziet hoe sterk dit leeft in de markt dan is het volgens mij geen optie om achter te blijven op dit vlak!”

    Isah SCSN & Supply Chain Integrator

    afbleeding-avatar
    Debbie Veeke
    Van tevreden medewerkers naar tevreden klanten. Dat is waar Debbie zich als Marketeer voor inzet. Daarom interviewt zij regelmatig bedrijven over hun ervaring met Isah en gaat ze met collega's in gesprek over hun werkzaamheden bij het bedrijf. Zo verbindt ze binnen met buiten en vice versa.
    Ontvang de laatste ISAH updates